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Informativa assistenza clienti DRIV&

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL GDPR
SERVIZIO DI CALL CENTER – ASSISTENZA CLIENTI NELL’AMBITO DEL PROGRAMMA DRIV&

La presente Informativa Privacy è fornita ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) da Italiana Petroli S.p.A. (di seguito, “IP” o “Società”) ed ESE S.r.l. (di seguito, “ESE” o “Società”) in qualità di contitolari del trattamento ed è specificamente rivolta al trattamento dei Suoi dati personali nell’ambito della fruizione del servizio di call center/assistenza Clienti (raggiungibile al numero 0695582882).del programma loyalty IPiù commercializzato come “DRIV&” e gestito da entrambe le Società.

La informiamo, inoltre, che il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione ed esattezza, integrità e riservatezza, nonché al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 5 del GDPR.
Per “trattamento di dati personali” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

1. CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO E DPO

I contitolari per i trattamenti dei Suoi dati personali nell’ambito del programma loyalty IPiù commercializzato come “DRIV&” e del suo servizio di call center/assistenza clienti (di seguito anche solo il “Programma”) sono:
– Italiana Petroli S.p.A. con sede legale in Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138
e
– ESE S.r.l. con sede legale in Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138;

Nel prosieguo di questa Informativa Privacy, IP ed ESE sono, altresì, definite singolarmente “Contitolare” e congiuntamente “Contitolari”, avendo determinato in maniera congiunta le finalità e i mezzi del trattamento riconducibili al Programma e ai suoi servizi accessori attraverso la conclusione di uno specifico accordo ai sensi dell’art. 26 del GDPR.
Nell’ambito di tale accordo, IP è stata designata come punto di contatto per ogni Sua richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali e all’esercizio dei Suoi diritti derivanti dal GDPR; resta fermo che Lei può esercitare i Suoi diritti privacy ex art. 15 e ss. del GDPR nei confronti di e contro ciascuno dei Contitolari.

La informiamo, inoltre, che i Contitolari hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito il “Data Protection Officer” o “DPO”) che è contattabile ai seguenti indirizzi:
– e-mail, all’indirizzo: dpoitalianapetroli@pec.gruppoapi.com.
– posta ordinaria, all’indirizzo di entrambi i Contitolari, con sede in Roma (RM), Via Salaria n. 1322, CAP 00138, c.a. del Data Protection Officer.

 2. DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO E FONTE DA CUI HANNO ORIGINE

I dati personali trattati dai Contitolari nell’ambito della gestione del servizio di call center/assistenza clienti possono includere:

  • dati anagrafici/identificativi, quali: nome, cognome, codice fiscale e data di nascita;
  • dati di contatto, quali: numero di telefono e indirizzo e-mail;
  • dati relativi alle transazioni effettuate presso i punti vendita a marchio IP ed ESSO;
  • dati relativi al Suo codice DRIV&;
  • dati relativi al contenuto della richiesta;
  • dati relativi alla trascrizione e alla registrazione della Sua richiesta, solamente nel caso in cui Lei decida di parlare con un operatore;
  • ogni ulteriore dato personale che Lei potrebbe conferire nell’ambito dell’utilizzo del servizio di assistenza clienti.

I dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente, per brevità, come “dati personali“.

La informiamo che, ove Lei decida di conferire nell’ambito dell’utilizzo del servizio di assistenza clienti Suoi dati personali (dati particolari o giudiziari) o dati personali di terzi che i Contitolari non sono tenuti a trattare in quanto non pertinenti e strettamente necessari rispetto alle finalità perseguite e, nello specifico, per la gestione della Sua richiesta di assistenza, i Contitolari si asterranno dal raccogliere e trattare tali dati personali che, ove conferiti, saranno prontamente cancellati. Per tale ragione, se non strettamente necessario per la gestione della Sua richiesta, Le chiediamo di non fornire tale tipologia di informazioni.

Con riferimento alla fonte da cui i suddetti dati personali hanno origine, si fa presente che gli stessi vengono raccolti presso di Lei nell’ambito della fruizione del servizio di call center/assistenza clienti.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI DI LEGITTIMITÀ

I dati personali saranno trattati dai Contitolari per le seguenti finalità:

a) al fine di gestire e soddisfare la Sua richiesta di assistenza. A tal fine, i Contitolari tratteranno i dati personali di cui al punto n. 2 della presente Informativa Privacy ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, in quanto il trattamento dei dati risulta necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
(Finalità di gestione del servizio di assistenza clienti);

b) Al fine di valutare la qualità del servizio reso e misurare e monitorare il livello di soddisfazione dei clienti, per migliorare i servizi del customer service, solamente per le richieste di assistenza gestite al telefono con un operatore. A tal fine, i Contitolari tratteranno i dati personali di cui al punto n. 2 della presente Informativa Privacy, in particolare i dati relativi alla trascrizione e registrazione della Sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR, ossia sulla base del Suo esplicito consenso. (Finalità di valutazione del servizio e customer satisfaction).

Il conferimento dei dati personali per le finalità sopra indicate è facoltativo; tuttavia, qualora tali dati non fossero conferiti, i Contitolari potrebbero essere impossibilitati ad erogare il servizio di assistenza richiesto. I Contitolari informano che, nel caso in cui Lei non volesse acconsentire alla registrazione della telefonata e, pertanto, gestire la sua richiesta con un operatore, potrà riagganciare e compilare il form sul sito www.ip.gruppoapi.com nella sezione Assistenza “Scrivici”, selezionando come argomento “Programma Fedeltà e APP DRIV&”.

Una volta conferiti, i dati personali potranno essere trattati dai Contitolari anche per le seguenti finalità:

c) al fine di adempiere a obblighi di legge, regolamenti o normative nazionali e comunitarie, comprese le disposizioni delle Autorità di vigilanza del settore e/o i provvedimenti delle Autorità giudiziarie e/o amministrative (tra cui, l’adempimento di obblighi contabili e fiscali nonché quelli connessi alle finalità di accertamento e repressione dei reati, di ordine pubblico e di protezione civile). A tal fine e quando necessario, i Contitolari tratteranno i dati personali di cui al punto n. 2 della presente Informativa Privacy ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR (Adempimento di un obbligo di legge);

d) al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale, compreso il recupero crediti. Per la presente finalità, i Contitolari tratteranno i dati personali di cui al punto n. 2 della presente Informativa Privacy ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR – in quanto si configura un legittimo interesse dei Contitolari ad esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale (Finalità difensive).

4. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali avverrà tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e comunque garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e nel rispetto del Regolamento e dei Provvedimenti del Garante per la protezione dei Dati Personali applicabili.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il DPO agli indirizzi di indicati al paragrafo n. 10 della presente Informativa Privacy.

5. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Contitolari conserveranno i Suoi Dati Personali solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della finalità di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR.

  • In particolare, i Suoi Dati Personali, trattati per la finalità di cui al paragrafo 3, lett. a) della presente Informativa Privacy saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a un anno dalla chiusura della richiesta di assistenza. Decorsi questi termini, ad eccezione dei casi in cui vi sia in atto un contenzioso, gli stessi verranno distrutti ovvero resi anonimi e utilizzati per sole finalità statistiche;
  • I Dati Personali trattati per la finalità di cui al paragrafo 3, lett. b) della presente Informativa Privacy e in particolare le registrazioni e trascrizioni telefoniche, verranno conservate per un periodo tre mesi dall’acquisizione della chiamata, fermo restando in ogni caso la possibilità di revoca del consenso. Decorsi questi termini, ad eccezione dei casi in cui vi sia in atto un contenzioso, le stesse verranno distrutte.
  • I Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 3, lett. c) della presente Informativa saranno conservati fino al tempo previsto dallo specifico obbligo o norma di legge applicabile.
  • I Contitolari si riservano, inoltre, per la finalità di cui al paragrafo 3, lett. d) di conservare i Dati Personali anche per tutto il tempo necessario per accertare ed esercitare un proprio diritto e/o soddisfare eventuali esigenze difensive in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso.


Per maggiori informazioni può contattare i Contitolari e/o il DPO ai contatti di cui al successivo paragrafo n. 10 della presente Informativa Privacy.

6. CATEGORIE DI SOGGETTI DESTINATARI DEI SUOI DATI PERSONALI

I Suoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti indicati di seguito (anche definiti “Destinatari”):

  • persone autorizzate dai Contitolari al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy (ad es. il personale interno dei Contitolari, ecc.);
  • soggetti enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge previste dal diritto dell’Unione Europea o da quello dello Stato membro cui sono soggetti i Contitolari;
  • soggetti terzi quali polizia e pubbliche autorità per proteggere i diritti dei Contitolari, ovvero per seguito a una richiesta da questi validamente effettuata;
  • soggetti che, nell’erogazione dei servizi agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR (a titolo esemplificativo, fornitori/appaltatori di beni o servizi collegati all’erogazione dei vantaggi ottenibili mediante i punti fedeltà accumulati dal Cliente, ovvero alla gestione tecnica del Programma).


L’elenco completo dei Destinatari è disponibile presso i Contitolari o il DPO agli indirizzi indicati al paragrafo n. 10 della presente Informativa Privacy, ai quali potrà anche essere richiesto l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento.

7. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI

I Contitolari non trasferiscono i Suoi dati personali verso paesi terzi (al di fuori dello Spazio Economico Europeo, “SEE”) od organizzazioni internazionali; tali dati sono conservati presso la sede dei Contitolari e in server ubicati all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Qualora ciò si rendesse necessario, il trasferimento da parte dei Contitolari dei Suoi Dati Personali a soggetti situati in Paesi Terzi avverrà, in ogni caso, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e sulla base di una delle garanzie adeguate previste dall’art. 44 e seguenti del GDPR, quali, ad esempio, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (European Data Protection Board).

È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso i Contitolari o il DPO ai contatti indicati al paragrafo n. 10 della presente Informativa Privacy.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

  • Diritto di accesso (art. 15 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i dati personale nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
  • Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR) – ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti;
  • Diritto alla cancellazione (art. 17 del GDPR) – in talune circostanze, ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali presenti all’interno degli archivi dei Contitolari;
  • Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) – al verificarsi di talune condizioni, ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali;
  • Diritto alla portabilità (art. 20 del GDPR) – ha il diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano;
  • Diritto di opposizione (art. 21 del GDPR) – ha il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; i Contitolari si riservano di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi interessi, diritti e libertà.
  • Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del GDPR) – con le modalità indicate nel paragrafo che segue, nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione;
  • Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del GDPR).


Per l’esercizio dei citati diritti nei confronti dei Contitolari, Lei potrà procedere per iscritto contattando il seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@italianapetroli.it. L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di interessi dei Contitolari (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei citati diritti, sarà onere dei Contitolari verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e darle riscontro, di regola, entro un mese.

9. RECLAMO

Nel caso ritenga che il trattamento dei Suoi Dati Personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR e della normativa in materia di protezione dei dati personali, Lei ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili sul sito internet www.garanteprivacy.it o di adire le opportune sedi giudiziarie.

10. CONTATTI DEI CONTITOLARI E DEL RELATIVO RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI/DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”)

Lei potrà in ogni momento contattare i Contitolari al seguente indirizzo e-mail, individuato quale punto di contatto unico per l’esercizio dei Suoi diritti: privacy@italianapetroli.it, o ai seguenti indirizzi e-mail:


A tal proposito, i Contitolari la informano che potrà in ogni caso esercitare i Suoi diritti nei confronti di e/o contro ciascun Contitolare, contattando gli indirizzi di posta elettronica certificata sopra indicati oppure inviando la sua richiesta/segnalazione attraverso il form dedicato, nella sezione “Scrivici” del seguente sito web: Privacy – Scrivici – Contatti e assistenza Gruppo api, con argomento Programma Fedeltà e APP DRIV&.

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